Sementara kami masih beradaptasi dalam skala global terhadap dampak COVID-19, kami melihat dampaknya secara waktu nyata, di setiap sektor. Dua tahun terakhir ini telah menjadi masa yang tidak diketahui secara luar biasa bagi bisnis dan pelanggan, tetapi menjelang akhir tahun 2021, satu hal yang jelas: ini juga merupakan proses transformasi digital dan wawasan cerdas yang belum pernah terjadi sebelumnya, terutama untuk pusat kontak (terbuka di tab baru).
Tentang Penulis
Adam adalah Direktur Mitra Strategis (EMEA & AUS) di Vonage (terbuka di tab baru).
Tahun 2020 adalah titik balik yang jelas bagi industri ini – orang-orang disuruh tinggal di rumah, yang berarti panggilan ke pusat layanan pelanggan meroket. Menurut sebuah survei, lalu lintas masuk ke asisten panggilan otomatis naik 40% dalam dua bulan antara Februari dan April 2020 saja.
Mengintegrasikan teknologi baru untuk meningkatkan layanan dan operasi telah menjadi pusat keberhasilan pusat kontak selama beberapa dekade – mulai dari solusi perutean panggilan hingga respons suara interaktif (terbuka di tab baru). Sekarang tren ini harus berlanjut karena call center sangat perlu merangkul AI dan digitalisasi.
Manfaat digitalisasi & AI
Beralih dari layanan tatap muka berarti bantuan virtual harus lebih kompleks, untuk menangani permintaan dengan lebih baik dari perubahan layanan, dari penagihan hingga keluhan. AI tidak lagi sekadar sarana untuk mendahulukan layanan pelanggan – sekarang AI digunakan untuk membantu agen manusia mendapatkan wawasan informasi, yang mengarah ke interaksi pelanggan yang lebih personal dan efisien. Faktanya, studi global baru-baru ini oleh IBM Institute for Business Value menemukan bahwa 97% penyedia layanan komunikasi (CSP) yang menggunakan teknologi agen virtual untuk layanan pelanggan melaporkan dampak positif terhadap kepuasan pelanggan.
Ada banyak kualitas yang melekat pada AI yang membuatnya bermanfaat untuk pusat kontak. Pertama, agen AI dapat tersedia 24/7 yang berarti penelepon tidak terikat oleh jam kerja agen manusia. Jika pelanggan Anda membutuhkan bantuan pada pukul 3 pagi, mereka tidak ingin menunggu – mereka berharap menemukan pusat bantuan mandiri, bagian FAQ, dan dukungan online. Pusat kontak digital bisa kuat, menawarkan berbagai cara untuk memecahkan masalah, sekaligus tersedia setiap hari, setiap jam untuk menangani kebutuhan pelanggan.
Selain itu, sistem AI mengumpulkan pengetahuan dari waktu ke waktu. Mereka tidak membutuhkan perhatian atau pelatihan sebanyak rekan manusia, dan mereka dapat diandalkan untuk mengingat semua informasi yang mereka terima. Ini juga berarti bahwa, dengan sistem AI yang menangani sebagian dari proses, waktu pelatihan karyawan – dan biaya – dapat dikurangi. Alih-alih melatih staf Anda untuk menangani pertanyaan dasar, lebih banyak waktu dapat dihabiskan untuk mengasah keterampilan yang lebih spesifik dan khusus seperti menangani penelepon emosional atau memecahkan masalah unik.
Menghadirkan AI juga berarti merampingkan proses dan mengurangi waktu yang dihabiskan oleh agen manusia untuk menganalisis data dan panggilan – hal ini sekarang dapat dilakukan secara real-time, dengan tugas rutin yang terkadang dapat terganggu oleh pengawasan manusia yang ditangani dengan sempurna oleh sistem ini.
Mengapa pelanggan menuntutnya
Pada akhirnya, permintaan pelangganlah yang akan mendorong transformasi untuk pusat kontak ini. Pelanggan (terbuka di tab baru) semakin berperilaku dengan cara omnichannel tetapi seringkali harus puas hanya dengan dukungan multichannel. Pesatnya pertumbuhan saluran baru masuk, keluar, dan swalayan berarti ada risiko hilangnya peluang, dan pelanggan jatuh melalui celah di antara saluran komunikasi.
Atau mereka dipaksa untuk memulai dari awal lagi, di belakang antrian, berulang setiap kali mereka beralih antar saluran. Dalam dunia digital, perlu ada konsistensi di semua saluran. Ini tidak mungkin untuk pusat kontak tanpa penerapan alat digital. Meskipun pendekatan ini mungkin tampak mewah bagi sebagian orang sekarang, akan segera diperlukan untuk mempertahankan pelanggan.
Aspek penting lainnya adalah waktu. Bahkan sebelum COVID, industri ini mencapai titik kritis, dengan semakin banyak pelanggan yang mencari titik kontak digital daripada panggilan suara. Ada alasan yang sangat sederhana untuk ini – kecepatan. Bukan karena pelanggan memilih untuk tidak berbicara dengan agen langsung – tetapi karena mereka percaya akan memakan waktu lebih sedikit jika mereka melakukannya secara digital. Dan mereka benar: saat berbicara di telepon, agen langsung (terbuka di tab baru) hanya dapat melayani satu pelanggan pada satu waktu. Ini tidak terjadi secara digital, di mana jeda dan jeda alami dalam percakapan berarti mereka dapat mengobrol dengan 3-4 pelanggan sekaligus. Saat bekerja bersama AI yang tangguh, semakin banyak pelanggan yang dapat dilayani.
Di pusat kontak digital, perangkat lunak dan AI dapat mendeteksi masalah pelanggan dengan mengenali kata kunci dan segera mengarahkan mereka ke agen yang tepat untuk menangani masalah mereka atau cukup menautkannya ke sumber online. Mengurangi gesekan pelanggan adalah jalan pintas untuk meningkatkan pengalaman pelanggan (terbuka di tab baru), dan banyak pelanggan lebih suka mencari tahu sendiri cara menyelesaikan masalah mereka. Mengurangi langkah-langkah untuk pelanggan mengakses informasi yang tepat untuk kebutuhan mereka juga berarti memberdayakan pelanggan tersebut untuk membantu diri mereka sendiri.
Mengapa lebih baik untuk tempat kerja
Pelanggan yang diberdayakan untuk membantu diri mereka sendiri juga menghasilkan agen yang lebih bahagia. Ini mengurangi jumlah tugas berulang yang harus menjadi tanggung jawab orang, seperti membuat janji temu, menerima pesanan, atau menjawab beberapa pertanyaan yang sama berulang kali. Karena itu, mereka dapat lebih terlibat dalam interaksi yang benar-benar membutuhkan campur tangan manusia. Mendigitalkan pusat kontak berarti bisnis dapat menemukan keseimbangan yang tepat, memungkinkan pekerjanya menangani tugas yang bernilai lebih tinggi, lebih kompleks, dan lebih bermanfaat, sambil membiarkan sistem digital menangani hal lainnya.
Namun AI tidak akan menggantikan agen manusia dalam waktu dekat. Pertama, sistem AI tidak dapat mempertahankan dirinya sendiri. Dan bahkan jika AI dapat digunakan untuk memecahkan masalah, itu tidak dapat meniru empati atau kesembronoan – dua hal yang bisa menjadi sangat penting ketika berhadapan dengan pelanggan yang kecewa. Ingat juga bahwa ketika pelanggan berbicara dengan agen langsung, mereka juga berbicara dengan duta merek Anda – seseorang yang dapat mewakili merek Anda pada tingkat manusia. AI tidak dapat – dan mungkin tidak akan pernah – dapat berfungsi sebagai penggantinya, dan dengan demikian, tidak akan pernah dapat mewakili kepribadian merek Anda.
Alih-alih sebagai cara untuk mengganti agen manusia, pusat kontak perlu melihat AI dan digitalisasi sebagai sarana untuk menambah tenaga kerja dan penawaran mereka, menjadi lebih produktif dengan mendukung agen langsung mereka untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik dan lebih efisien.
Sementara itu, pelanggan akan melihat lebih banyak kebutuhan mereka terpenuhi dari jarak jauh, membatasi kontak langsung, untuk kepentingan semua orang sementara pandemi masih belum berakhir. Menjadi digital berarti meningkatkan proses dan menghemat uang, menyediakan sarana yang andal untuk mendukung pekerja Anda agar dapat melayani kebutuhan pelanggan Anda dengan lebih baik.
Kami telah menampilkan sistem telepon bisnis terbaik (terbuka di tab baru).