Acara tatap muka berskala besar hadir kembali di bulan November dengan COP26, yang membawa sebanyak 25.000 pengunjung dari seluruh dunia ke Glasgow, Skotlandia. Tetapi banyak yang bertanya apakah orang-orang seperti Sir David Attenborough dan Barack Obama di bawah satu atap benar-benar diperlukan. Di sini, Ginelle Bell, manajer negara Inggris di telepon cloud (terbuka di tab baru) penyedia sistem Ringover, menjelaskan cara meretas rapat hibrid untuk kolaborasi yang produktif (terbuka di tab baru).
Tentang Penulis
Ginelle Bell adalah manajer negara Inggris untuk Ringover (terbuka di tab baru).
Pikiran untuk bertanggung jawab untuk mengadakan panggilan yang sukses dan terorganisir antara kedua peserta virtual dengan peserta langsung sudah cukup untuk membuat siapa pun merinding. Memastikan produktivitas (terbuka di tab baru) selama pertemuan fisik bisa jadi cukup sulit, yang benar-benar online bisa jadi lebih rumit, tetapi menggabungkan keduanya? Kedengarannya seperti resep untuk bencana.
Tapi pertemuan hybrid tidak harus jatuh ke dalam kekacauan, Dan, jika perpaduan jarak jauh (terbuka di tab baru) dan secara langsung harus menjadi norma, penting agar mereka tidak melakukannya.
Mencampur hal-hal
Dunia kerja sudah terbiasa berkomunikasi secara virtual agar operasional tetap berjalan lancar selama pandemi. Hari-hari yang diisi dengan panggilan video dan menghabiskan berjam-jam di depan layar menjadi praktik standar. Penyedia broadband terbesar Inggris, Openreach, melaporkan bahwa penggunaan broadband di negara tersebut meningkat lebih dari dua kali lipat pada tahun 2020 — dari sekitar 22.000 Petabyte (PB) menjadi 50.000 PB.
Namun karena interaksi tatap muka kembali menjadi agenda bagi banyak bisnis, penting untuk mempersiapkan warisan kerja jarak jauh: hybrid. Menurut Kantor Statistik Nasional, 85 persen tenaga kerja Inggris tertarik untuk mengadopsi pendekatan hibrida untuk pekerjaan masa depan.
Kerja hibrid (terbuka di tab baru) penuh dengan tunjangan karyawan — menawarkan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, menghilangkan waktu dan biaya yang terlibat dalam perjalanan sehari-hari dan meningkatkan produktivitas kerja sehari-hari. Namun, untuk bisnis, mengelola rapat hybrid yang meniru pengalaman tatap muka bagi semua yang bergabung sangatlah penting.
Peretasan hibrida
Jika kerja hybrid akan tetap ada, perusahaan perlu meretas praktik kerja baru ini. Jalur komunikasi jarak jauh yang jelas dan terbuka sangat penting untuk pekerjaan yang produktif, tetapi juga menjadi perhatian besar bagi karyawan. Data yang dikumpulkan pada tahun 2021 mengungkapkan bahwa kolaborasi dan komunikasi merupakan tantangan terbesar bagi pekerja jarak jauh — sebagaimana dinyatakan oleh 36 persen responden survei.
Memilih alat komunikasi yang memungkinkan karyawan untuk masuk dari berbagai mode perangkat, dari komputer (terbuka di tab baru) dan smartphone (terbuka di tab baru)hingga laptop (terbuka di tab baru) dan tablet (terbuka di tab baru), memberi karyawan tingkat fleksibilitas sebesar mungkin saat bergabung dengan panggilan video untuk memilih perangkat yang sesuai dengan lokasi mereka untuk pengalaman panggilan internet yang nyaman. Pertimbangkan untuk menggunakan alat yang membuat bergabung ke rapat sesederhana mungkin bagi peserta. Mengunduh dan menginstal perangkat lunak dan menyiapkan akun dapat menimbulkan banyak masalah, terutama jika mereka bukan peserta tetap. Jadi, memilih konferensi video (terbuka di tab baru) perangkat lunak yang memungkinkan orang untuk bergabung dengan panggilan hanya dalam satu klik menghilangkan beberapa sakit kepala dari hybrid.
Selain itu, memastikan perangkat lunak komunikasi memiliki kemampuan berbagi layar sangat penting untuk menyertakan semua peserta hybrid. Menggunakan satu perangkat lunak untuk memproyeksikan slide ke ruang peserta tatap muka dan juga berbagi layar yang sama dengan karyawan jarak jauh secara bersamaan dapat membantu. Ini memastikan bahwa tidak ada jeda saat pekerja jarak jauh melihat slide, yang dapat mencegah partisipasi dalam panggilan dan menyuarakan pendapat mereka.
Terbaik dari kedua dunia
Selain memastikan pengalaman visual yang sinkron untuk semua peserta rapat hybrid, penyelenggara hybrid juga harus memanfaatkan alat interaktif teknologi. Statistik menunjukkan bahwa 67 persen pekerja jarak jauh menyebut gangguan sebagai kekhawatiran terbesar mereka selama rapat hybrid. Tetapi menggunakan teknologi dengan cara yang benar dapat mencegah panggilan yang kacau.
Mengaktifkan semua peserta rapat untuk berbicara tanpa gangguan sangat penting untuk kolaborasi yang lancar dan memastikan semua orang dapat menyuarakan pendapat mereka. Jika semua orang bergabung dalam panggilan secara virtual, bahkan secara langsung, penyelenggara rapat dapat memanfaatkan alat interaktif untuk memastikan semua peserta dapat mendengar suaranya. Misalnya, tombol “angkat tangan” memungkinkan penyelenggara rapat mengadakan pemungutan suara dan mendapatkan umpan balik umum tentang topik tanpa membahayakan beberapa orang yang mencoba berbicara sekaligus. Jika rapat memiliki puluhan atau bahkan ratusan peserta, penyelenggara sebaiknya mempertimbangkan penggunaan kemampuan ruang kerja kelompok untuk memungkinkan kolaborasi grup yang lebih kecil. Prinsip yang sama kemudian dapat diterapkan pada peserta tatap muka dan setiap tim dapat melaporkan diskusi mereka tanpa risiko kehilangan ide di kerumunan.
Jadi, bisakah penyelenggara menjadikan COP26 sebagai acara hybrid? Mungkin. Meskipun persepsi komunikasi jarak jauh telah meningkat sejak awal pandemi, beberapa kekhawatiran tetap ada pada kurangnya rasa kebersamaan dibandingkan dengan pertemuan langsung.
Namun hibrid tidak harus berarti percakapan yang terfragmentasi dan tidak teratur serta rapat yang tidak bersemangat dan tidak produktif. Memanfaatkan kemajuan teknologi yang menguntungkan pekerja jarak jauh dengan menggunakan alat perangkat lunak video secara efisien akan membantu menjaga rapat hybrid tetap teratur, produktif, dan dapat diakses oleh semua orang.